Wer Rechnungen an Bund, Länder oder Gemeinden stellt, sollte sich schleunigst Gedanken zur Umsetzung der sogenannten „XRechnung” machen. Denn der Stichtag für die Verpflichtung zur Erstellung von elektronischen Rechnungen an Behörden rückt mit großen Schritten näher.
Gesetzliche Änderungen
Ab dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an den Bund und an Behörden einzelner Bundesländer sowie untergeordneten Behörden in elektronischen Rechnungsformaten erstellt werden.
Die Versendung von Rechnungen im PDF-Format oder von Bilddateien ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig. Vielmehr müssen Ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format sprich “digital” erstellt und übertragen werden.
Dies ist die Umsetzung der europäischen Richtlinie EU-Direktive 2014/55/EU in nationales deutsches Recht.
Die Europäische Kommission hat die Europäische Normierungsstelle beauftragt, zwei Syntaxen zu definieren, die für alle EU Länder gültig sein müssen. Die darauf basierenden Formate, sogenannte CIUS - „Core Invoice User Spezification” werden national definiert das sind z.B. XRechnung,
Factur-X bzw. ZUGFeRD in der Version 2.x mit der Variante „EN-16931” oder „XRechnung”.
Die föderale Struktur Deutschlands führt bei der Umsetzung der EU-Direktive 2014/55/EUR
in nationales Recht zu variantenreichen Ausprägungen einiger Bundesländer und Behörden.
Die Lösung "PEPPOL" zur Realisierung der Rechnungsformate
SAP bietet dafür die Lösung „Peppol Exchange-Service für die Cloud-Edition von SAP Document Compliance” oder kurz "Peppol Exchange" (bis 31.08.2020 "SAP Document Compliance, invoicing option for Peppol") an.
Diese Lösung gilt für alle Peppol (Pan European Public Procurement On-Line) akzeptierenden Länder, zum Teil mit nationalen Lokalisierungen wie der XRechnung für Deutschland.
SAP sieht dabei das Peppol-Netzwerk als zukunftsweisenden und zentralen digitalen Übertragungsweg für viele digitale Dokumentarten. Alternativ wird für den E-Mailversand eine zweite Syntax (Cross Industrie Syntax) genutzt, um in Deutschland das ZUGFeRD Format zu ermöglichen und um in anderen Ländern weitere Optionen zu haben.
Mit „Peppol Exchange" können Sie Rechnungen weltweit digital übertragen. Für das Peppol-Netzwerk ist es dabei völlig egal, wo der in Peppol registrierte Empfänger sitzt. Anders als im EDI-Verfahren handelt es sich dabei nicht um eine 1:1 Beziehung mit direktem Austausch zwischen Empfänger und Sender.
Peppol kann man wie ein “digitales Einschreiben mit Rückschein” verstehen, da jeder Teilnehmer einem Access Point, (Digitale Poststelle) zu geordnet ist und damit ein flexibler Austausch von Daten weltweit möglich ist. Dabei wird jeder Teilnehmer durch seine eindeutige Ordnungsnummer identifiziert. Für Behörden ist das die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) und für Unternehmen (soweit vorhanden) die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID).
Unterschätzen Sie nicht die Komplexität durch die Vielfalt der Anforderungen der Bundesländer sowie der Bundesbehörden und der technischen Realisierung.
Das sind unsere Empfehlungen
Wir empfehlen bereits jetzt mit der Evaluierung und baldmöglichst mit der Umsetzung zu beginnen.
Weitere Informationen stellen wir demnächst in unseren Live-Sessions gemeinsam mit unserem Partner "Stellwerk" am 15. September 2020 und voraussichtlich am 20. Oktober 2020 vor.
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