Wie Sie mit einem ERP-System lückenlos Chargen zurückverfolgen können

Im Jahr 1970 konnte man mit großer Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass ein in Deutschland zum Verkauf angebotenes Produkt auch in Deutschland hergestellt wurde. Der Weg vom Hersteller zum Kunden war nie besonders weit und stets gut zu überblicken.

Heute – zwei Phänomene namens Globalisierung und Digitalisierung später – wickelt sich die Wertschöpfungskette vieler Produkte um die ganze Welt. Genau zurückzuverfolgen, wann, wo und auf welche Art ein bestimmtes Produkt gefertigt wurde, ist auch für die produzierenden Unternehmen selbst zu einem diffizilen Unterfangen geworden.

Doch diese Fähigkeit zur Chargenverfolgung ist in der Prozessindustrie immens wichtig. Nur mit einem lückenlosen Tracing können Unternehmen Eigenschaften und Zusammensetzung der Ware für Endverbraucher, Zwischenhändler und staatliche Stellen sowie nicht zuletzt zum Zweck des eigenen Qualitätsmanagements transparent machen. Erfahren Sie in diesem Beitrag:

• Welche Herausforderungen die Chargenverfolgung für Unternehmen der Prozessindustrie mit sich bringt

• Warum das Chargentracking mittels ERP-System so effizient ist

• Wie genau die Chargenverfolgung mit ERP-Software funktioniert

Wozu Chargenrückverfolgung?

Unter einer Charge (oder im Arzneimittelrecht: Lot) versteht man Produktionseinheiten, die unter gleichen Bedingungen erzeugt wurden und deshalb identisch sind.

Zeigt sich bei einem Produkt ein Fehler, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass alle anderen Einheiten dieser Charge ebenfalls davon betroffen sind. Die Chargenverfolgung ermöglicht es Unternehmen im Notfall, Produkte aus fehlerhaften Chargen zu ermitteln und vollumfänglich aus dem Umlauf zu ziehen.

Deshalb ist die Chargenverfolgung gerade bei Rückrufaktionen unverzichtbar, in der Chemie-Branche üblich und für die Pharma- und Lebensmittelbranche sogar gesetzlich vorgeschrieben. Und auch im Normalbetrieb ist die lückenlose Chargenverfolgung als wichtige Säule des Qualitätsmanagements dabei involviert, Geschäftsprozesse effizienter zu steuern und zu analysieren.

Jede Charge kann anhand einer einzigartigen Chargennummer identifiziert werden. Die Nummer verrät für die jeweilige Charge:

• Details zu allen Schritten des Fertigungsprozesses, wie etwa Ort und Zeitpunkt der Herstellung, Herstellungsverfahren, beteiligte Maschinen, Unternehmen oder Mitarbeiter

• Zugehöriger Produktionsauftrag ggfs. mit Rezeptur, Inhaltsstoffen, Mischverhältnissen und Haltbarkeit

• Wenn nötig Gefahrgutkennzeichnungen

• Durchgeführte und noch ausstehende Qualitätsprüfungen

• Informationen zur Logistik wie Verpackung, aktueller Lagerort und Auslieferungsziel

Die Verfolgung funktioniert dabei in beide Richtungen: Downstream Tracing erfolgt vom Hersteller in Richtung Verbraucher (etwa bei einem Rückruf), während Upstream Tracing vom einzelnen Produkt zurück zum Hersteller führt.

Herausforderungen der Chargenrückverfolgung

Vielen Unternehmen aus den Bereichen Chemie, Kosmetik und Nahrung & Genuss fehlt es an technischer Infrastruktur und entsprechenden Prozessen, um die drei Kernfaktoren bei der Chargenverfolgung sicherzustellen:

• Durchgängigkeit: Das Tracing der Ware muss lückenlos erfolgen. Ein entsprechendes Schnittstellenmanagement etwa bei der Übergabe an einen Logistikdienstleister sorgt für die zuverlässige Erfassung der Charge auf dem gesamten Weg durch die Wertschöpfungskette.

• Eindeutigkeit: Das Endprodukt muss jederzeit eindeutig einer Charge zugeordnet werden können. Dafür eignet sich z. B. die Kennzeichnung mit Barcodes.

• Transparenz und Zugänglichkeit: Es ist nicht zielführend, wenn eine Charge zwar ordnungsgemäß registriert wurde, die entsprechenden Informationen jedoch in undurchsichtigen Files oder gar in von Hand geführten Ablagesystemen „verschwinden“. Die Chargennummer muss jedem Berechtigten raschen Zugriff auf den Status der Ware ermöglichen.

Die Chargenrückverfolgung ist im täglichen Betrieb ein Selbstläufer, wenn sie einmal sinnvoll mit einer geeigneten ERP-Software aufgesetzt und anschließend konsequent und einheitlich durchgeführt wird.

So unterstützt Enterprise Resource Planning die Chargenverfolgung

Das manuelle Erfassen und Protokollieren der Chargeninformationen hat sich in der Prozessindustrie als zu aufwändig und fehleranfällig herausgestellt. Deshalb setzt sich das digitale und teilautomatisierte Chargentracking mittels ERP-Software immer mehr durch.

Als integrierte und zentrale Steuerungsplattform ist das ERP-System in der Lage

• aus Produktionsaufträgen automatisch Chargen zu generieren

• Chargen über verschiedene Module hinweg von der Produktion bis zur Auslieferung digital zu erfassen

• Produkte lückenlos über einen eindeutigen Barcode, der mit mobilen Endgeräten gescannt werden kann, zu tracken

• Warenbewegungen über alle Unternehmensbereiche hinweg zu synchronisieren

Das ERP-System fungiert dabei als vernetzte Datenbank, in der alle Informationen unter der jeweiligen Chargennummer gespeichert werden. Es ist ganz einfach: Gibt man die Chargennummer ein, erhält man alle zu dieser Charge verfügbaren Informationen. Auch Zulieferer und Kunden können auf das System Zugang erhalten und ihre eigenen Inhalte ergänzen.

Wie funktioniert die Chargenrückverfolgung mit einem ERP-System?

Man unterscheidet zwischen Materialchargen, etwa für Rohstoffe und Produktchargen für die Ergebnisse nach der Fertigung. Die ERP-Software verwaltet beide Chargenarten und stimmt sie aufeinander ab.

• Sobald Rohstoffe den Wareneingang passieren, ordnet das ERP-System sie einer Materialcharge zu und gibt einen Barcode aus. Beim Scannen des eindeutigen Barcodes werden die Artikeldaten erfasst und an das System gesendet.

• Ein ERP-System vergibt die Chargennummer für ein Produkt, sobald ein Produktionsauftrag freigegeben wird. Es speichert, welche Rezeptur für diese Charge zum Einsatz kommt, gleicht die nötigen Ressourcen mit den Lagerbeständen ab und verbucht die verwendeten Rohstoffe aus der jeweiligen Materialcharge.

• Nach der Produktion protokolliert das ERP-System lückenlos die Bewegung der Charge durch die folgenden Stationen Abfüllung, Verpackung, Qualitätskontrolle und Logistik. Durch einfaches Scannen des Barcodes können die Mitarbeiter jederzeit alle Informationen zur entsprechenden Charge abrufen.

Fazit: Wer eine durchgehende Nachverfolgbarkeit und eindeutige Transparenz der Chargen erreichen will, kommt heutzutage kaum noch ohne ERP-Software aus. Gerade Unternehmen der Prozessindustrie, die mit unterschiedlichsten Rezepturen, komplexen Mengenverhältnissen und Produktversionen arbeiten, sollten digitales Tracing der fehleranfälligen und mühsamen manuellen Chargenverfolgung vorziehen.

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