Die verpflichtende E-Rechnung kommt – aber das Wachstumschancengesetz ist bei weitem nicht die einzige gesetzliche Änderung, die in Zukunft auf die mittelständische Prozessindustrie zukommt. In diesem Blog halten wir Sie über die neuesten Entwicklungen zur E-Rechnung auf dem Laufenden und zeigen Ihnen, warum Sie mit SAP Business Applikationen auf der sicheren Seite sind, egal was der Gesetzgeber sich einfallen lässt.
„Risikofaktor“ Gesetzgeber
Sie verfügen über ein funktionierendes ERP-System. Sie haben Ihre eingespielten Geschäftsprozesse. Und dann kommt ein neues Gesetz, das den Status quo wenn nicht auf den Kopf stellt, so doch zumindest gründlich durcheinander wirbelt. Früher, als manuelle papierhafte Vorgänge die Arbeitswelt beherrschten, waren gesetzesbedingte Veränderungen noch relativ einfach umzusetzen. Eine neue Rechnungsvorlage beispielsweise war vergleichsweise schnell erstellt.
Im Zeitalter der Prozessautomatisierung und Datenintegration wirken sich neue Vorschriften aber fast zwangsläufig auf die IT-Systeme aus, die Ihre Prozesse antreiben und am Laufen halten. Hier wird es spannend: Kann das ERP-System so angepasst werden, dass Ihr Unternehmen die neuen Regeln fristgerecht umsetzen kann? Oder wird bei jeder kleinen oder größeren Änderung ein teures Update oder gar ein aufwändiger Wechsel der Softwarelösung notwendig? Unternehmen neigen dazu, den Kostenfaktor zu unterschätzen.
Prominentestes Beispiel für eine Veränderung durch ein neues Gesetz ist die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Hier orientiert sich die Bundesregierung an den Vorgaben der EU-Kommission, um unterschiedliche Systeme für deutsche Unternehmen zu vermeiden. Das Ziel? Eine Digitalisierung, die Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung vereinfacht. Doch die Umstellung hat ihre Tücken.
Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland: Ein Blick auf die Details
Am 17.11.2023 hat der Deutsche Bundestag das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung wird mit großer Wahrscheinlichkeit verpflichtend. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung trifft nur den B2B Bereich, also die Geschäftstätigkeit zwischen zwei Unternehmen. Und das nur, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger ihren Sitz im Inland haben.
Was ist eine E-Rechnung nach aktueller Definition?
Darunter versteht das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung zulässt. Bekannte Formate, die diese Anforderungen erfüllen, sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Anders verhält es sich mit einer PDF-Rechnung, die als E-Mail versendet wird. Diese gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Worauf müssen sich mittelständische Unternehmen einstellen?
Sie sehen: Auf B2B-Unternehmen kommt eine große Umstellung zu, auf die nicht alle vorbereitet sein werden. Gerade für kleinere Unternehmen ist der Aufwand für die Umstellung erheblich - je nachdem, wie sich die Rechnungsstellung im ERP-System derzeit darstellt. Nicht jedes Unternehmen ist mit seinen technischen Möglichkeiten in der Lage, eine E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz zu versenden oder zu empfangen. Eine Umsetzung kann daher finanzielle, aber auch organisatorische und personelle Ressourcen binden.
Ein wichtiger Punkt sind die technischen Rahmenbedingungen. Sie sollten mindestens ein Jahr vor der verpflichtenden Einführung veröffentlicht werden. Nur so können sich IT-Dienstleister und Unternehmen rechtzeitig darauf vorbereiten. Für einen reibungslosen Übergang wird zudem eine 12-monatige Testphase vorgeschlagen, in der Unternehmen auf freiwilliger Basis E-Rechnungen über verschiedene Plattformen austauschen können. Darüber hinaus ist eine zuverlässige Internet-Infrastruktur unerlässlich.
E-Rechnung: Das ist wichtig zu wissen:
- Geplant ist eine stufenweise Umsetzung der verpflichtenden Maßnahmen, die Unternehmen die Zeit geben soll, alle nötigen Vorkehrungen zu treffen. Der Erfolg der E-Rechnung hängt davon ab, dass die technische Infrastruktur funktioniert und KMUs nicht überfordert werden.
- Auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung faktisch erst später in Kraft tritt, finden die neuen Begriffs-Definitionen bereits ab dem 1.1.2025 Anwendung.
- Der Bundesrat hat sich dafür stark gemacht, die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Erst ab dem 1.1.2027 soll auch der Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtend sein.
Künftige Gesetzesänderungen wie E-Invoicing mit SAP-Lösungen umsetzen: Kostenfrei, schnell und rechtssicher
Neben der E-Rechnung werden B2B-Unternehmen in Zukunft voraussichtlich auch in anderen Bereichen wie Datenschutz, Nachhaltigkeit und IT-Sicherheit mit neuen gesetzlichen Anforderungen konfrontiert. Daher sollten Sie sich heute die Fragen stellen, wie Sie diese technisch umsetzen wollen.
Anwenderinnen und Anwender von SAP-Software wie dem ERP-System SAP Business One oder dem CRM-Lösung SAP Sales & Service Cloud haben es leicht: Sie haben mit der Business-Anwendung sozusagen eine Rechtssicherheitsgarantie erworben.
- Jede Gesetzesänderung wird von SAP in die bestehenden Programme integriert und steht Ihnen fristgerecht zur Verfügung.
- Dieser Service kostet Sie weder Aufwand noch Geld. Ein Release - und schon sind Sie mit SAP fit für E-Rechnung und Co.
- Ihre Anwendungen sind immer aktuell, egal was die Zukunft bringt.
Zusatznutzen: Organisierte Dokumente im elektronischen Archiv
Rechtskonformität ist nicht der einzige Vorteil, den E-Invoicing mit SAP-Lösungen bietet. Die Basis der E-Rechnung ist das Archivierungskonzept. Wenn Sie also die E-Rechnung einführen, erhalten Sie quasi ein elektronisches Archiv als Zugabe.
Haben Sie keine Lust mehr, in Aktenschränken, analogen und digitalen Ordnern oder E-Mail-Programmen nach Informationen zu suchen? Dann werden Sie das elektronische Archiv lieben! Es macht Schluss mit lästigem Suchen und organisiert Daten und Dokumente sauber und strukturiert.
Mobiles Arbeiten erfordert, dass alle wichtigen Informationen online verfügbar sind. Mit einem elektronischen Archiv erreichen Sie genau das – revisionssicher und DSGVO-konform.
Mit PART und SAP den Anforderungen der E-Rechnung begegnen
Interessieren Sie sich für digitale Tools, die bei der Umsetzung der geplanten Vorgaben helfen? PART und seine IT-Partner haben dafür die Lösung! Die SAP hat systemseitig bereits alle Weichen gestellt und ist schon heute auf E-Invoicing vorbereitet. Wir beraten Sie gerne zu einer Umstellung auf marktführende SAP-Software. Kontaktieren Sie uns!
