Excel-Tabellen, Prüfaufträge per E-Mail und Ergebnisse, die in unterschiedlichen Dateien dokumentiert werden: In vielen Laboren gehört das noch immer zum Alltag. Die einzelnen Arbeitsschritte funktionieren meist zuverlässig. Schwierig wird es allerdings dort, wo Informationen zwischen Personen, Anwendungen und Abteilungen weitergegeben werden müssen. Dabei liegt gerade in diesen Übergängen erhebliches Potenzial für effizientere, transparentere Laborprozesse.
Excel im Labor: Bewährt, aber nicht für alles gemacht
Excel ist aus vielen Laboren kaum wegzudenken. Die Software ist flexibel, nahezu überall verfügbar und lässt sich ohne großen Aufwand an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Prüfwerte können erfasst, Berechnungen durchgeführt und Ergebnisse übersichtlich dargestellt werden.
Solange es um einzelne Aufgaben oder überschaubare Datenmengen geht, ist daran wenig auszusetzen.
Die Schwierigkeiten beginnen häufig erst, wenn mehrere Personen an einem Prüfprozess beteiligt sind oder Ergebnisse über verschiedene Arbeitsschritte hinweg benötigt werden.
Ein Beispiel aus dem Laboralltag: Für eine Produktionscharge müssen verschiedene Qualitätsmerkmale untersucht werden. Der Prüfplan liegt in einer Excel-Datei, der Auftrag wird per E-Mail weitergegeben und die Ergebnisse werden anschließend in einer weiteren Tabelle dokumentiert. Für den abschließenden Bericht müssen die Informationen wieder zusammengeführt werden.
Jeder einzelne Schritt ist nachvollziehbar. In der Summe entsteht daraus jedoch ein Prozess mit zahlreichen manuellen Übergaben.
Welche Datei enthält die aktuellen Vorgaben? Wurde die Prüfung bereits durchgeführt? Wo liegen die Ergebnisse? Und sind alle Informationen vollständig dokumentiert?
Je mehr Prüfungen parallel laufen, desto schwieriger wird es, diese Fragen schnell und zuverlässig zu beantworten.
Das eigentliche Problem ist deshalb häufig nicht Excel selbst, sondern die fehlende Verbindung zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.
Wenn Informationen mehrfach erfasst werden, entsteht unnötiger Aufwand
In der Prozessindustrie sind Laborprüfungen eng mit anderen Unternehmensbereichen verbunden. Ob Wareneingang, Produktion oder Qualitätssicherung: Die Ergebnisse einer Prüfung werden häufig auch außerhalb des Labors benötigt.
In einem Lebensmittelbetrieb kann beispielsweise die Untersuchung eines Rohstoffs darüber entscheiden, ob dieser für die weitere Verarbeitung verwendet werden darf. In der chemischen Industrie müssen bestimmte Qualitätsparameter einer Produktionscharge überprüft werden. Und in der Kosmetikherstellung ist es wichtig, dass Rezepturen und Produkte den definierten Qualitätsanforderungen entsprechen.
Solche Abläufe erfordern nicht nur korrekte Messergebnisse, sondern auch eine zuverlässige Organisation der zugehörigen Informationen.
Werden Daten mehrfach übertragen oder in unterschiedlichen Systemen gepflegt, entstehen zusätzliche Fehlerquellen. Werte können falsch zugeordnet werden, Versionsstände auseinanderlaufen oder wichtige Informationen verspätet bei den zuständigen Personen ankommen.
Hinzu kommt ein Aufwand, der im Alltag oft unterschätzt wird: die Suche nach Informationen.
Denn selbst wenn sämtliche Prüfergebnisse vorhanden sind, bedeutet das noch lange nicht, dass sie für alle Beteiligten schnell verfügbar sind.
Genau hier setzt die Digitalisierung von Laborprozessen an.
Was einen durchgängigen digitalen Laborprozess ausmacht
Ein digitales Labor entsteht nicht dadurch, dass Excel-Tabellen einfach durch andere Eingabemasken ersetzt werden.
Entscheidend ist vielmehr, dass die einzelnen Schritte eines Prüfprozesses miteinander verbunden sind und auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.
Ein Labor-Informations- und Management-System, kurz LIMS, kann dafür die notwendige Grundlage schaffen. Es unterstützt dabei, Prüfungen strukturiert zu planen, Aufträge zu verwalten, Ergebnisse zu erfassen und die zugehörigen Informationen auszuwerten und zu dokumentieren.
Wie sich das im Alltag auswirkt, lässt sich an einem typischen Prüfprozess nachvollziehen.
1. Prüfplanung: Einheitliche Vorgaben statt verstreuter Dateien
Am Anfang jeder Qualitätsprüfung steht die Frage, was untersucht werden soll und welche Anforderungen dabei gelten.
Ein Prüfplan legt beispielsweise fest, welche Merkmale zu untersuchen sind, welche Prüfmethoden verwendet werden und welche Grenzwerte eingehalten werden müssen.
Bei einer chemischen Produktionscharge könnten dies unter anderem Dichte, Viskosität oder pH-Wert sein. In der Lebensmittelindustrie spielen je nach Produkt beispielsweise Feuchtigkeit, Temperatur oder bestimmte mikrobiologische Parameter eine Rolle.
In einer digitalen Laborumgebung lassen sich diese Vorgaben strukturiert hinterlegen und für wiederkehrende Prüfungen nutzen.
Das hat einen entscheidenden Vorteil: Die Prüfvorgaben müssen nicht für jeden einzelnen Auftrag erneut aus verschiedenen Dateien zusammengesucht werden.
Stattdessen entsteht eine einheitliche Grundlage, auf der die weitere Bearbeitung aufbauen kann.
2. Prüfauftrag: Aus der Planung wird eine konkrete Aufgabe
Sobald eine Prüfung ansteht, muss aus den allgemeinen Vorgaben ein konkreter Prüfauftrag werden.
Welche Probe soll untersucht werden? Welche Prüfschritte sind vorgesehen? Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
In einer überwiegend manuellen Umgebung werden solche Informationen häufig über separate Dokumente oder E-Mails weitergegeben.
Ein digitales System kann diesen Ablauf deutlich vereinfachen, indem der Prüfauftrag unmittelbar mit den hinterlegten Vorgaben verbunden wird.
Die zuständigen Personen sehen, welche Prüfungen anstehen, welche Informationen benötigt werden und welchen Bearbeitungsstand ein Auftrag erreicht hat.
Damit sinkt der Abstimmungsbedarf, während gleichzeitig mehr Transparenz über die laufenden Prüfungen entsteht.
3. Durchführung: Messergebnisse dort erfassen, wo sie hingehören
Bei der eigentlichen Laborprüfung entstehen die Daten, auf denen später wichtige Qualitätsentscheidungen beruhen.
Gerade deshalb ist es sinnvoll, Messergebnisse möglichst direkt dem jeweiligen Prüfauftrag zuzuordnen.
Werden Werte zunächst handschriftlich notiert, in Excel übertragen und anschließend in ein weiteres System übernommen, bedeutet jeder zusätzliche Arbeitsschritt Aufwand und potenziell auch ein Fehlerrisiko.
In einem durchgängigen digitalen Prozess können die Ergebnisse unmittelbar bei der zugehörigen Prüfung erfasst werden. Je nach eingesetzter Software und technischer Ausstattung ist auch eine direkte Übernahme von Messwerten aus angebundenen Prüfgeräten möglich.
Dadurch bleibt der Zusammenhang zwischen Probe, Prüfauftrag, Prüfvorgaben und Ergebnis erhalten.
Für die spätere Auswertung ist das ein wesentlicher Unterschied.
4. Auswertung: Aus einzelnen Messwerten werden verwertbare Informationen
Ein Messergebnis allein sagt noch nicht unbedingt aus, ob eine Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Entscheidend ist auch, wie der Wert im Verhältnis zu den festgelegten Anforderungen einzuordnen ist.
Liegt der gemessene pH-Wert innerhalb des zulässigen Bereichs? Wurde eine definierte Toleranz überschritten? Gibt es Abweichungen, die genauer untersucht werden müssen?
Ein LIMS kann Prüfwerte mit den hinterlegten Vorgaben verknüpfen und bei der Bewertung unterstützen.
Dadurch lassen sich auffällige Ergebnisse schneller erkennen und die erforderlichen weiteren Schritte gezielter einleiten.
Gleichzeitig entsteht eine zentrale Informationsgrundlage, auf die berechtigte Personen aus Labor, Qualitätssicherung und gegebenenfalls Produktion zugreifen können.
Statt Ergebnisse aus verschiedenen Tabellen zusammenzutragen, stehen die Informationen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prüfprozess zur Verfügung.
5. Dokumentation: Der Prüfbericht entsteht aus dem Prozess
Am Ende einer Prüfung steht häufig ein Prüfbericht, ein Protokoll oder eine andere Form der Qualitätsdokumentation.
In vielen Unternehmen bedeutet das zunächst zusätzliche Arbeit. Ergebnisse müssen übertragen, Angaben ergänzt und Dokumente für die weitere Verwendung aufbereitet werden.
In einer digitalen Laborumgebung liegen die relevanten Informationen bereits strukturiert vor.
So können Prüfberichte und Auswertungen auf Basis der erfassten Daten erstellt werden, ohne sämtliche Informationen erneut zusammentragen zu müssen.
Neben der Zeitersparnis verbessert sich damit auch die Nachvollziehbarkeit. Denn es bleibt erkennbar, welche Informationen zu welchem Prüfauftrag gehören und welche Ergebnisse dokumentiert wurden.
Gerade bei internen Qualitätskontrollen, Kundenanfragen oder Audits kann eine solche strukturierte Dokumentation wertvolle Unterstützung bieten.
Warum die Digitalisierung nicht an der Labortür enden sollte
Ein wichtiger Aspekt wird bei der Digitalisierung von Laborprozessen häufig unterschätzt: Das Labor arbeitet nicht isoliert.
Prüfergebnisse können unmittelbare Auswirkungen auf den Wareneingang, die Produktion, die Lagerverwaltung oder die Freigabe von Produkten haben.
Wird beispielsweise bei einer Wareneingangsprüfung festgestellt, dass ein Rohstoff die festgelegten Qualitätsanforderungen nicht erfüllt, müssen gegebenenfalls weitere Schritte eingeleitet werden. Die Information darf dann nicht ausschließlich im Labor verfügbar bleiben.
Ähnliches gilt für Produktionschargen, deren weitere Verarbeitung oder Auslieferung von bestimmten Prüfergebnissen abhängt.
Hier zeigt sich, warum die Anbindung eines LIMS an die bestehende ERP-Landschaft sinnvoll sein kann.
Sind Labor- und Unternehmensprozesse miteinander verbunden, können Qualitätsinformationen direkt dort zur Verfügung stehen, wo sie für weitere Entscheidungen benötigt werden.
Ein solcher Informationsfluss reduziert unnötige Rückfragen und hilft dabei, den Bearbeitungsstatus über Abteilungsgrenzen hinweg transparenter zu gestalten.
Die Digitalisierung des Labors wird dadurch zu einem Bestandteil der gesamten Prozessoptimierung im Unternehmen.
Was bringt ein digitales Labormanagement tatsächlich?
Die Einführung eines LIMS wird häufig mit Zeitersparnis und Automatisierung begründet. Beide Aspekte sind wichtig, bilden aber nur einen Teil des möglichen Nutzens ab.
Mindestens ebenso relevant sind Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Verfügbarkeit von Informationen.
Wenn Prüfpläne, Aufträge, Ergebnisse und Berichte in einem gemeinsamen Prozess verwaltet werden, müssen Daten seltener manuell zwischen unterschiedlichen Anwendungen übertragen werden.
Mitarbeitende können sich stärker auf die eigentliche Prüfung und Bewertung konzentrieren, anstatt Informationen zu suchen oder mehrfach zu erfassen.
Für die Laborleitung verbessert sich der Überblick über laufende Prüfungen und mögliche Engpässe. Die Qualitätssicherung profitiert von einer strukturierten Dokumentation und Produktion oder Wareneingang erhalten benötigte Informationen im Idealfall schneller.
Allerdings sollte man nicht erwarten, dass eine neue Software automatisch sämtliche organisatorischen Probleme beseitigt.
Der Nutzen hängt wesentlich davon ab, wie gut die digitalen Abläufe auf die tatsächlichen Anforderungen im Unternehmen abgestimmt sind.
Deshalb lohnt es sich, vor einer Digitalisierung zunächst die vorhandenen Prozesse genauer zu betrachten.
Wo sollten Unternehmen bei der Digitalisierung beginnen?
Nicht jedes Labor muss seine gesamte Arbeitsweise auf einmal verändern.
Häufig ist es sinnvoller, mit einem klar abgegrenzten Prüfprozess zu beginnen und dessen einzelne Arbeitsschritte systematisch zu untersuchen.
Wo werden Informationen heute manuell übertragen? Welche Daten werden mehrfach erfasst? An welchen Stellen entstehen regelmäßig Rückfragen? Und welche Aufgaben nehmen besonders viel Zeit in Anspruch, ohne unmittelbar zur eigentlichen Prüfleistung beizutragen?
Ein geeigneter Ausgangspunkt kann beispielsweise ein regelmäßig wiederkehrender Prüfablauf sein, bei dem ähnliche Vorgaben verwendet und vergleichbare Ergebnisse dokumentiert werden.
An einem solchen Beispiel lässt sich gut erkennen, welche Arbeitsschritte digital unterstützt werden können und wo sich die größten Verbesserungsmöglichkeiten ergeben.
Wichtig ist dabei, nicht nur die Anforderungen des Labors zu betrachten, sondern auch die Schnittstellen zu angrenzenden Unternehmensbereichen.
Denn der eigentliche Mehrwert entsteht häufig erst dann, wenn Informationen nicht nur innerhalb des Labors besser organisiert sind, sondern auch im gesamten Unternehmen sinnvoll weiterverarbeitet werden können.
PART LIMS: Digitales Labormanagement für die Prozessindustrie
Mit PART LIMS bietet PART eine Laborsoftware, die speziell auf die Anforderungen der mittelständischen Prozessindustrie ausgerichtet ist.
Die Lösung unterstützt unter anderem die strukturierte Prüfplanung, die Verwaltung von Prüfaufträgen, die Erfassung und Auswertung von Messdaten sowie die Dokumentation von Prüfergebnissen.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Verbindung der Laborprozesse mit der bestehenden SAP-Systemlandschaft.
Qualitätsinformationen aus Wareneingang und Produktion können so im Zusammenhang mit den übrigen Unternehmensprozessen verarbeitet werden. Ziel ist eine einheitliche Datenbasis, die nicht an den Grenzen einzelner Abteilungen endet.
Dabei geht es nicht darum, bewährte Arbeitsabläufe grundsätzlich infrage zu stellen. Vielmehr sollen diejenigen Tätigkeiten vereinfacht werden, die heute durch manuelle Übergaben, unterschiedliche Dateien oder fehlende Transparenz unnötig aufwendig sind.
Weitere Informationen zu den Funktionen und Einsatzmöglichkeiten finden Sie auf unserer PART-LIMS-Produktseite.
Fazit: Ein digitales Labor beginnt mit einem durchgängigen Prozess
Die Digitalisierung von Laborprozessen ist weit mehr als der Abschied von Excel-Tabellen.
Es geht darum, Informationen entlang des gesamten Prüfablaufs sinnvoll miteinander zu verbinden. Von der Planung über die Durchführung und Ergebniserfassung bis zur Auswertung und Dokumentation.
Wo heute einzelne Dateien, E-Mails und manuelle Abstimmungen den Arbeitsalltag bestimmen, kann ein durchgängiger digitaler Prozess für mehr Übersicht und weniger Verwaltungsaufwand sorgen.
Der entscheidende Schritt besteht dabei nicht darin, möglichst viele Funktionen einzuführen, sondern die richtigen Arbeitsschritte miteinander zu verbinden.
Denn ein gutes digitales Labor zeichnet sich nicht allein dadurch aus, dass es Daten erfasst. Sondern vor allem dadurch, dass die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.
Stand: November 2026
