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Wechsel von SAP ERP Business Suite auf S/4 HANA

Was es bei einer ERP-Umstellung auf das digitale Zeitalter zu beachten ist

Im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4 HANA sind einige gesetzliche Anforderungen zu beachten, wie z.B. in Deutschland die Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsgesetzbuch (6 oder 10 Jahre) oder die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" bzw. in Österreich die Aufbewahrungsfristen nach der Bundesabgabenordnung (7 Jahre oder mehr) oder in der Schweiz (10 Jahr oder mehr) nach dem Obligationenrecht bzw. Mehrwertsteuergesetz. Auch gibt es branchenbezogene Anforderungen die dabei ebenfalls berücksichtigt werden müssen, da diese zum Teil über die obengenannten Beispiele hinausgehen z.B. Elektronische Patientenakten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden.

Bei einer Neuimplementierung von SAP S/4 HANA ist darauf zu achten, dass die  gesetzlichen Anforderungen bei einer System-Stilllegung an das bisherige SAP ERP Systems erfüllt werden.

Gerade die GoBD, die Möglichkeit des Datenzugriffes für den Steuerprüfer, ist dabei die größte Herausforderung, die Zugriffe auf alle steuerlich-relevanten Daten sicherzustellen.

Bei einem Upgrade auf SAP S/4 HANA stellt sich die Sachlage wie folgt dar:

  • Weniger Daten bedeuten eine zeitliche Verkürzung in der Umstellung des Systems und die produktiven Systemabwesenheit während der Datenbank und Softwareumstellung verkürzt sich spürbar (Downtime)
  • Kostenersparnis in der Migration durch weniger manuelle Bereinigungen bzw. Fehlerkorrekturen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung Datenvermeidung zu betreiben und von vornherein nicht mehr benötigte Daten auslagern bzw. löschen
  • Mit einem bereinigten „sauberen" Datenstand zu starten, beschleunigt z.B. das Auffinden und Suchen von Kundenstammdaten oder verringert auch den initialen Speicherbedarf der SAP HANA Datenbank.

Unser Beratungsleitbild stellt die gesetzlichen, kaufmännischen bzw. prozessualen Anforderungen in den Vordergrund, um eine höchstmögliche Compliance zu gewährleisten. Daher empfehlen wir auch hier, zuerst den Datenzugriff auf die SAP Daten (GoBD) sicherzustellen und andere wichtige Dokumente revisionssicher in einem Langzeitarchivsystem, wie z.B. EASY ECM, zu archivieren und danach mit der SAP Datenarchivierung zu beginnen.

Unser Tipp:

Starten Sie erst mit der Bereinigung und Datenarchivierung bevor Sie mit der Umstellung der Geschäftspartner (Replikation und Synchronisation von Geschäftspartnern — CVI) als vorbereitende Maßnahme für SAP S/4 HANA in SAP ERP beginnen. Sie konvertieren sonst unnötige Stammdaten, die auch nicht überführt werden würden. Das spart Zeit und Geld.