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SAP eDocuments für legale Anforderungen und E-Rechnung

Was bei der Digitalisierung von Dokumenten und Meldungen zu beachten ist

In den letzten Jahren vollzieht sich immer stärker ein Wandel der Digitalisierung bei Dokumenten und Meldungen. Aus Papierinformation werden maschinenlesbare Dateiinformationen (XML) oder visualisierte Dateiformen (PDF).

Damit die SAP ERP Business Suite und SAP S/4 HANA Business Suite diesen Anforderungen Rechnung trägt, hat die SAP die modulübergreifende Lösung eDocuments im Standard entwickelt, um die jeweiligen Anforderungen für elektronische steuerliche Meldungen oder digitale Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen verschiedener Länder sicherzustellen, ohne aber dabei wesentliche Veränderung in den Kernkomponenten Logistik, Vertrieb und Rechnungswesen vorzunehmen.

Das steckt hinter SAP eDocuments:

Erst durch SII (SII SUMINISTRO INMEDIATO DE INFORMACION DEL IVA) in Spanien wurde SAP eDocuments einem größeren Kundenkreis in Europa bekannt. Obwohl schon länger für südamerikanische Länder wie Mexiko, Kolumbien, Chile und Peru im Einsatz, kommt es nun verstärkt als Lösungsbasis für Ungarn (Online Registrierung von Rechnungen) oder für die FatturaPA in Italien für die inländischen digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen. 

Um Rechnungen digital über das Portal PEPPOL als X-Rechnung oder andere europäische digitale Rechnungsformate an die öffentliche Verwaltung (B2G) bzw. privatwirtschaftliche Empfänger (B2B bzw. B2C) zu senden, wird eDocuments ebenfalls die zukünftige Lösung in der SAP ERP und SAP S/4 HANA Business Suite sein.

Die Vorteile ergeben sich aus der Architektur, dass Informationen aus den vorgelagerten Modulen, z.B. Faktura oder FI Belege, mit zusätzlichen Daten angereichert werden oder auf Basis der externen Vorgaben um zu schlüsseln. 

Durch diese neue Art von betriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Anforderungen kann sehr stark in die Prozesse der Unternehmen eingegriffen werden, so ein tiefergehendes Prozessverständnis für Logistik und/oder Rechnungswesen notwendig ist, um solche Lösungen kundengerecht einzuführen.

Auch braucht es ein weitreichendes technisches Verständnis, um die Lösung vollumfänglich an die von der SAP vorgeschlagenen Schnittstellen anzubinden.

Unsere erfahrenen SAP Berater haben hier erfolgreich Projekte umgesetzt und auch bei der Einrichtung von SAP AIF (Application Interface Management Framework) und der SAP CPI (SAP Cloud Platform Integration) unterstützt.

Methodisch hat sich folgende Vorgehensweise unserer Experten bewährt:

Installation

Installation

Die entsprechenden SAP Hinweise für die jeweilige SAP eDocuments Lösung und die entsprechenden SAP Cloud Interface Objekte werden identifiziert, eingespielt und aktiviert.

Dabei wird von uns darauf geachtet, dass immer die letztmögliche Aktualisierung im System eingespielt ist.

Konfiguration

Konfiguration

Alle für die Lösung erforderlichen Konfigurationsmassnahmen werden vorne weg von unseren Experten vorbereitet und im Rahmen eines Workshops mit den Kunden final erarbeitet, abgestimmt und im Anschluss von uns eingerichtet.

Testphase

Testphase

Nach dem alle Einstellungen vorgenommen sind, wird mit der Gegenstelle, z.B. der Meldebehörde, ein Testbetrieb eingerichtet. Parallel werden Anwender in der Lösung geschult und die eventuell im Test ermittelten Fehler beseitigt.

Validierung

Validierung

Sollte eine Validierung der gesendeten und empfangenen Daten bzw. Dokumente notwendig sein, prüfen unsere Experten unterstützend zusammen mit den jeweiligen fachlichen Verantwortlichen die Daten auf Richtigkeit, bis eine Freigabe erteilt werden kann.

Produktiv Setzung

Produktivsetzung

Nach erfolgter Freigabe setzen wir alle notwendigen Konfigurationen und Komponenten produktiv und begleiten in dieser Phase die verantwortlichen Personen, bis die Übertragung bzw. Empfang der elektronischen Dokumente stabil läuft.

Regelbetrieb

Regelbetrieb

eDocuments Lösungen werden durch Neuerungen bzw. Updates seitens der Formate oder durch gesetzliche Anpassungen regelmäßig eine Aktualisierung der Installation und Konfiguration erforderlich machen. 

Hier informieren wir unsere Kunden über mögliche SAP-Aktualisierungen und unterstützen bei der Umsetzung zeitnah.

Installation

Die entsprechenden SAP Hinweise für die jeweilige SAP eDocuments Lösung und die entsprechenden SAP Cloud Interface Objekte werden identifiziert, eingespielt und aktiviert.

Dabei wird von uns darauf geachtet, dass immer die letztmögliche Aktualisierung im System eingespielt ist.