Als Interviewpartner stand uns der Vertriebsleiter von Oppermann Regelgeräte GmbH, Herr Matthias Fricke, zur Verfügung.
In einer Branche, in der Präzision und Verlässlichkeit zentrale Anforderungen sind, setzt die Oppermann Regelgeräte GmbH seit mehr als 40 Jahren Maßstäbe. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Leinfelden-Echterdingen entwickelt und produziert Sensoren und Sicherheitslösungen für Anwendungen in der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), in der Brand- und Gasdetektion sowie im Bereich der Gebäudeautomation. Mit wachsender Vertriebsstruktur und zunehmend komplexen Prozessen reifte die Erkenntnis: Die bisherigen Werkzeuge reichten nicht mehr aus. Eine moderne CRM-Lösung musste her – und ein Partner, der versteht, worauf es in der Branche ankommt.
Über Oppermann Regelgeräte
Gegründet im Jahr 1981 durch Hansrüdiger Oppermann, blickt das Unternehmen auf eine lange Innovationsgeschichte zurück. Der erste Meilenstein war ein Keilriemenwächter, gefolgt von weiteren Sensoriklösungen und Sicherheitsprodukten. Heute bietet Oppermann ein breites Portfolio unter anderem mit den Linien OPP-SENS®, SENSO-X® und KRM-X®. Die Produkte kommen in Tiefgaragen, Verwaltungsgebäuden und Industrieanlagen zum Einsatz – meist unsichtbar, aber entscheidend für Sicherheit und Effizienz.
„Wir sitzen oft an Stellen im Gebäude, die keiner sieht – aber wenn unsere Technik nicht funktioniert, merkt man das sofort“, beschreibt Matthias Fricke, Vertriebsleiter bei Oppermann.
Der Auslöser: Wachstumsgrenzen in Excel erreicht
„Ich habe vor über 20 Jahren bei Oppermann angefangen. Damals hat Excel gereicht“, so Fricke. Doch mit dem personellen Wachstum des Vertriebs – mittlerweile zwölf Außendienstmitarbeiter – wurde klar, dass Excel-Tabellen, Microsoft 365 und einzelne Tools nicht mehr ausreichen. Die Übersicht fehlte, Aufgaben wurden nicht konsequent nachverfolgt, und die Kommunikation mit Kunden war oft nicht zentral dokumentiert.
Besonders schmerzlich war dies bei Krankheits- oder Urlaubsvertretungen. „Wenn jemand ausfiel, wusste die Vertretung oft nicht, was zuletzt beim Kunden besprochen wurde. Das war ineffizient und konnte schnell unprofessionell wirken.“
Projektziele: Mehr Transparenz, bessere Steuerung
Das neue CRM-System sollte Transparenz schaffen – nicht nur für die Vertriebsleitung, sondern auch für jede:n Mitarbeiter:in im Außendienst. Ziel war es, alle Informationen zu einem Kunden an einem zentralen Ort zu bündeln, Aufgaben nachvollziehbar zu dokumentieren und Reporting sowie Analyse zu vereinfachen. „Wir wollten proaktiv handeln – und nicht mehr ständig nur reagieren“, betont Fricke. Ein zentrales Entscheidungskriterium war die Vermeidung von Insellösungen im Vertrieb. Außendienst (VAD) und Innendienst (VID) arbeiten bei Oppermann eng verzahnt – diese enge Zusammenarbeit sollte sich auch in der IT-Struktur widerspiegeln. Die Kombination aus SAP Business One und der SAP Sales Cloud - eine leistungsfähige Lösung für Vertrieb, Marketing und Kundenservice - ermöglicht genau diese nahtlose Integration beider Bereiche.
Mit PART wurde hier der optimale PARTNER gefunden, der die Schnittstelle zwischen diesen beiden Systemen entwickelt hat.
Die Auswahl: PART überzeugt mit Ehrlichkeit und Struktur
Im Auswahlprozess überzeugte PART Business Solutions durch einen strukturierten Ablauf und eine realistische Herangehensweise. „Uns wurde sehr offen gesagt, was möglich ist – aber auch, wo es haken könnte“, erinnert sich Fricke. Das half dem Team von Anfang an, die Projektkomplexität realistisch einzuschätzen. Gemeinsame Workshops mit beiden Projektteams sorgten für ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Verantwortlichkeiten und der technischen Infrastruktur.
Von der Planung zur Einführung: Schrittweise Integration
Die Implementierung verlief in mehreren Stufen. Anfangs lag der Fokus auf den Kernfunktionen wie Kontaktverwaltung, Aktivitätenverfolgung und Angebotsmanagement. Dazu kamen individuell entwickelte Workflows, z. B. zur Klassifizierung von Kunden in A-, B- und C-Gruppen inklusive Besuchsempfehlungen und Erinnerungsfunktionen. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf den umfangreichen Funktionen der SAP Sales & Service Cloud: von der strukturierten Opportunity-Verwaltung über integrierte Besuchsberichte bis hin zur Workflow-Automatisierung und einem rollenbasierten Dashboard, das individuell konfigurierbare Auswertungen und Performance-Kennzahlen bietet.
„Ein großer Sprung war für uns die automatisierte Verarbeitung von Messeleads“, erklärt Fricke. Zuvor wurden Berichte manuell verfasst und im Innendienst nachbearbeitet. Heute wählt der Außendienst direkt im System aus, welche Informationen ein Lead erhält – und das System verschickt die passenden Materialien automatisch.
Der Impact: Mehr Effizienz, mehr Qualität
Zwar ist der direkte Einfluss auf den Umsatz schwer messbar – doch der Mehrwert für das Team ist eindeutig. „Ohne CRM könnten wir die Masse an Informationen gar nicht mehr bewältigen“, sagt Fricke. Besonders hilfreich sei die Kombination aus strukturierter Datenhaltung, Aufgabenmanagement und Analysefunktionen. Die mobile App der SAP Sales & Service Cloud erlaubt Außendienstmitarbeitern zudem einen ortsunabhängigen Zugriff auf Kundendaten, inklusive Besuchsplanung, Angebotsstatus und Aufgabenverwaltung – direkt vom Smartphone oder Tablet.
Diese für den Vertrieb optimierten Informationen kommen durch die Integration der PART sowohl aus dem CRM als auch dem ERP System und sind somit immer konsistent und aktuell.
Auch moderne Tools zur Visitenkartenerfassung wurden nahtlos eingebunden. Die Daten landen automatisch im CRM – manuelle Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
Innovation trifft Nachhaltigkeit
Nicht nur die Vertriebsprozesse wurden modernisiert – auch das Unternehmen selbst denkt langfristig. Mit dem Neubau der Produktionshalle inklusive Photovoltaikanlage, Wärmepumpe und nachhaltiger Verpackung zeigt Oppermann, wie Digitalisierung und Ökologie Hand in Hand gehen. „Wir wollen nicht nur smarter, sondern auch verantwortungsvoller wirtschaften“, unterstreicht Fricke.
Ausblick: Das Projekt lebt weiter
Die Einführung war nur der Anfang. In Zukunft sollen weitere Module und Schnittstellen integriert werden – etwa zur Anbindung eines PIM-Systems oder zur KI-gestützten Analyse von Leistungsverzeichnissen.
„CRM ist bei uns kein abgeschlossenes Projekt, sondern eine Plattform, die ständig mit uns wächst“, sagt Fricke. Die Offenheit der SAP Sales & Service Cloud für Schnittstellen und Erweiterungen bietet dafür eine skalierbare und zukunftssichere Grundlage.
Fazit: Digitalisierung mit Augenmaß und Tiefgang
Mit PART Business Solutions als Partner hat Oppermann nicht nur ein CRM eingeführt, sondern seine Vertriebsprozesse auf ein neues Level gehoben. Die Einführung verlief realistisch geplant, praxisnah umgesetzt und wird heute kontinuierlich weiterentwickelt. Das Projekt ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Unternehmen mit strategischem Weitblick und der richtigen Unterstützung den Weg in die digitale Zukunft erfolgreich gehen können.